Wordで住民向けの小冊子完成、Wordは優れた編集ソフト

マンションの管理組合の役員さん。様々な役割分担があると思いますが「文書作成」も仕事のうちの一つ。

今年は夫が役員をしておりましたが、マンションの住民向けのかなりボリュームのある小冊子を、たまたま今年度改定するということになり、文書作成・編集の手伝いをすることになりました。6年ぶりかの改定です。

 

以前のものは、バインダーに留めて配布されていました。

 

今回は、印刷を製本業者にお願いし、冊子の形になっています。

 

表紙もつけて、1冊の本のような形で再編成されました。

 

 

開いてみた時に、項目が見つけやすいようにと、ページの端に縦書きの見出しもつけました。

 

これだと、パラパラとめくった時に見やすいですね。

 

 

私がお手伝いするのは、複数人の方が担当する「原稿」を1冊の冊子にし、レイアウトを整えるというものです。

原稿を書く必要もないし、レイアウトの乱れを直したり、書式を統一したり、といった作業・・・ということだったので、そんなに時間もかからないだろうと思っていたのですが。。。

 

やっぱりね、そうだよね。これだよね。

代々引き継がれてきた原稿は、文字を揃えるために「□」や「・」がたくさん入っているのです。

これは「スペース(空白)」キーを使って文字を揃えようとした証拠。

スペースキーだと、きれいに揃わないことが多いのです。

教室でWordの授業を受けてくださっている生徒さんは、よくご存じのことです。

 

これだよね・・・これがねえ。どうしても気になっちゃう。

 

 

Wordは大変優れたワープロソフトで、美しく整えるためのメニューが多数用意されています。

文字を美しくそろえるには「タブ」「インデント」というメニューを使います。

文字の先頭や2行目の書き始めなどをきれいに揃えたい時には「インデント」を使います。

文字と文字の間をきれいに揃えたい時は「タブ」を使います。

せっかくいいメニューがあるのですが、使える方が少ないのは、これはメニューのあり方にも問題があるのかもしれませんね。

もっとわかりやすく、もっと使いやすければ、もっと使われているのかもしれません。

 

こんなオーダーもしょっちゅうありました。

「2ページにはみ出したものを、1ページに収めてほしい」

どうやっても表が縮まらない、というわけです。

 

これも、教室で授業を受けた生徒さんだったら、

「余白」を調整する。

「行間」を調整する。

ということで対処できます。

特に「行間」の調整は、玄人好みのメニューかもしれません。

もっとわかりやすいボタンや使い方、メニューがあれば、楽にできるのかもしれませんね。

 

結局、軽い気持ちで引き受けた編集の仕事ですが、日を追うごとにオーダーも厳しくなり(笑)、

レイアウトを直し、書式を直し、目次を設定し、文言を統一し、ページ繰りを整え・・・・

直しては提出、また直しが戻ってきて、また手直し。

の繰り返しでした。

 

本当に多くの役員さんが携わって1冊の冊子が出来上がりました。

もちろん皆さんボランティアです。

担当された役員さんはWordが使えない、なんて言ってられなかったでしょうね。

もしWordのメニュをよくご存じない方が、この冊子のレイアウトを担当したら、きっと大変だったろうと思います。

私にとっても、かなり面倒な作業でしたから。

 

でも今回、いろいろなところを整えましたから、次に改定する時は、今年度よりは楽にできるのではないかな、と思います。

次の方へのバトンタッチが上手にできたらうれしいです。

 

併せてこちらもご覧ください

Wordは優れた文書作成ソフトです(2018/5/12)

 

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◆この記事を書いたのは・・・

 この記事を書いた人:増田由紀 

オンラインで学べる 大人のためのスマホ・パソコン教室 「パソコムプラザ」(047-305-6200)代表 。和風なものや嵐が大好き。好きな場所は京都や沖縄。
2000年に千葉県浦安市でミセス・シニア・初心者のためのパソコン教室をオープン。 スマホは生活に役立つ道具、道具は使いこなしてこそ。電話とLINEだけじゃもったいない!とスマホの活用法を広くご紹介しています。
入門書の執筆、記事監修、講座企画、デジタルやSNSが苦手な人のためのビジネス活用コンサルもしています。スマホを使えばもっと人生が楽しく、もっと仕事が広がる! それを多くの人に知ってもらいたいな。

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