自治会の文書はスペースがいっぱい! 人の文書を直すのは時間がかかる! | スマホ活用アドバイザー増田由紀ブログ「グーなキモチ!」

自治会の文書はスペースがいっぱい! 人の文書を直すのは時間がかかる!

私はWordで文書作成する機会が多く、日経BP社から出している本の原稿も、Wordで作っています。

文書作成は人より数多くやっているということで、自治会の文書の手直しを頼まれることも多いです。

依頼主は大抵、夫です。

夫も、委員の方から頼まれてデータを受け取るのですが、私の方が直すのが早いということで

私がやることも多いです(笑)。。

 

そうした文書で気になるのが「スペース」を使って文字を揃える人が多いということ。

お手軽な方法ですが、文書を直す時に大量に見かける「□」マーク。

これは全部、「スペース」を押した痕跡です。

必要のないところにも「□」が見られます。

ああ。。。直したくなっちゃうんです。こういうの。

職業病です(笑)。

すっきりしないの。必要のないところにあるスペース、どうしても削除したくなっちゃう。

 

 

 

スペースね。。。いいんですけれどね。。。

きれいに揃わないことが多いのです。

日本語入力をオンにして(日本語が入力できる状態で)「スペース」を入れると「□」になります。

日本語入力をオフにして(アルファベットが入力できる状態で)「スペース」を入れると「・」になります。

どちらも、印刷はされません。

 

 

微妙に揃わないから、日本語入力をオンにしたりオフにしたりして、スペースを入れて調整しても

やっぱり微妙に揃わないのです。

 

 

文字の出だしも、微妙に揃わない。

 

今回訂正した文書は、200ページ弱の大量の文書。

そこに、大量の「□」があるのです。

私にしたら、もう「洪水」のように(笑)。

全部直すのは、さすがにできませんでした。

前からちょっとずつ直してきてはいたのですが、全部一度に来ると、さすがに短時間では無理。

しかも、200ページ分の「見出し」の書式がところどころ、微妙に違う。。。

直したらきっとものすごく時間がかかるだろうなあ、という状態でした。

見たら気になる。

気になる。気になる。。。。。。。

できるだけの直しはしましたし、そのページだけを見たらきっとどこが変わったかわからないかもしれません。

でもどうしてもモヤモヤしてしまいました。

はい。職業病ですね(笑)。

 

 

Wordには、文字の出だしをきれいに揃える「インデント」というメニュー。

文字と文字の間をきれいに揃える「タブ」というメニューがあります。

これを適材適所で揃うと、すごくきれいに揃えられるのです。

 

【インデント】

揃えたい文字を選択し、用紙の上にある【インデントマーカー】を動かして、文字の先頭を揃えます。

 

 

【タブ】

揃えたい「文字」と「文字」の間に、キーボードの【タブ】を入れます。

揃えたい文字を選択し、用紙の上の物差しの目盛り(ルーラー)を見ながら、文字を揃えた居場所でクリックして揃えます。

ルーラーの一番左にある【タブ記号】を【左揃え】にすれば、文字の左(文字の先頭)で揃えることができます。

 

 

タブ記号を【右揃えタブ】に変更すれば、文字の右(文字の末尾)で揃えることができます。

 

 

インデントもタブも、文字をきれいに整える、揃える時に覚えておくと便利なメニューです。

授業では何度も登場していますが、意外と知られていないのかもしれません。

これを使うときれいに揃うのに。

というか、これを使わないときれいに揃わないのに。。。と思います。

 

ぜひお試しください!

 

 

 

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増田由紀