マンションの管理組合の役員さん。様々な役割分担があると思いますが「文書作成」も仕事のうちの一つ。
今年は夫が役員をしておりましたが、マンションの住民向けのかなりボリュームのある小冊子を、たまたま今年度改定するということになり、文書作成・編集の手伝いをすることになりました。6年ぶりかの改定です。
以前のものは、バインダーに留めて配布されていました。
今回は、印刷を製本業者にお願いし、冊子の形になっています。
表紙もつけて、1冊の本のような形で再編成されました。
開いてみた時に、項目が見つけやすいようにと、ページの端に縦書きの見出しもつけました。
これだと、パラパラとめくった時に見やすいですね。
私がお手伝いするのは、複数人の方が担当する「原稿」を1冊の冊子にし、レイアウトを整えるというものです。
原稿を書く必要もないし、レイアウトの乱れを直したり、書式を統一したり、といった作業・・・ということだったので、そんなに時間もかからないだろうと思っていたのですが。。。
やっぱりね、そうだよね。これだよね。
代々引き継がれてきた原稿は、文字を揃えるために「□」や「・」がたくさん入っているのです。
これは「スペース（空白）」キーを使って文字を揃えようとした証拠。
スペースキーだと、きれいに揃わないことが多いのです。
教室でWordの授業を受けてくださっている生徒さんは、よくご存じのことです。
これだよね・・・これがねえ。どうしても気になっちゃう。
Wordは大変優れたワープロソフトで、美しく整えるためのメニューが多数用意されています。
文字を美しくそろえるには「タブ」と「インデント」というメニューを使います。
文字の先頭や2行目の書き始めなどをきれいに揃えたい時には「インデント」を使います。
文字と文字の間をきれいに揃えたい時は「タブ」を使います。
せっかくいいメニューがあるのですが、使える方が少ないのは、これはメニューのあり方にも問題があるのかもしれませんね。
もっとわかりやすく、もっと使いやすければ、もっと使われているのかもしれません。
こんなオーダーもしょっちゅうありました。
「２ページにはみ出したものを、１ページに収めてほしい」
どうやっても表が縮まらない、というわけです。
これも、教室で授業を受けた生徒さんだったら、
「余白」を調整する。
「行間」を調整する。
ということで対処できます。
特に「行間」の調整は、玄人好みのメニューかもしれません。
もっとわかりやすいボタンや使い方、メニューがあれば、楽にできるのかもしれませんね。
結局、軽い気持ちで引き受けた編集の仕事ですが、日を追うごとにオーダーも厳しくなり（笑）、
レイアウトを直し、書式を直し、目次を設定し、文言を統一し、ページ繰りを整え・・・・
直しては提出、また直しが戻ってきて、また手直し。
の繰り返しでした。
本当に多くの役員さんが携わって１冊の冊子が出来上がりました。
もちろん皆さんボランティアです。
担当された役員さんはWordが使えない、なんて言ってられなかったでしょうね。
もしWordのメニュをよくご存じない方が、この冊子のレイアウトを担当したら、きっと大変だったろうと思います。
私にとっても、かなり面倒な作業でしたから。
でも今回、いろいろなところを整えましたから、次に改定する時は、今年度よりは楽にできるのではないかな、と思います。
次の方へのバトンタッチが上手にできたらうれしいです。
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Wordは優れた文書作成ソフトです（2018/5/12）
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